Právní informace ConfFlow

Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje při provozu webových stránek, aplikací, stránek akcí a souvisejících služeb ConfFlow.

Datum účinnosti: 1. ledna 2026

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na webové stránky, webové a mobilní aplikace, vstupní stránky akcí, nástroje pro správu, rozhraní API, kanály podpory a související služby provozované pod značkou ConfFlow (Služby).

1. Kdo jsme

Služby poskytuje BHS Group s.r.o., společnost založená v České republice (Poskytovatel). Sídlo: Petrovická 18, 100 00 Praha 10, Česká republika, IČO: 26963051, DIČ: CZ26963051, kontakt: events@confflow.com.

2. Naše role při ochraně osobních údajů

U údajů týkajících se našeho vlastního webu, zákaznických účtů, fakturace, správy produktu, podpory, bezpečnosti a komunikace se zákazníky vystupuje Poskytovatel jako správce osobních údajů.

U údajů o akcích, registracích, účastnících, přihlášených abstraktech, objednávkách, vstupenkách a dalším obsahu vloženém do ConfFlow organizací využívající platformu je správcem osobních údajů obvykle příslušná organizace a Poskytovatel působí jako její zpracovatel. V takovém případě zpracováváme osobní údaje jménem organizace a v souladu s jejími pokyny a příslušnou smlouvou o zpracování osobních údajů.

Pořadatelé akcí mohou pomocí ConfFlow zveřejňovat vlastní stránky akcí, formuláře, postupy prodeje vstupenek, pravidla a sdělení. Vedle těchto zásad se mohou uplatnit také jejich informace o ochraně osobních údajů a právní podmínky.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle způsobu používání Služeb můžeme zpracovávat následující kategorie údajů:

  • údaje o účtu, například jméno, e-mailovou adresu, organizaci, roli a přihlašovací údaje;
  • údaje o organizaci a fakturaci, například firemní, fakturační a daňové údaje;
  • platební údaje zpracovávané prostřednictvím Stripe nebo jiných poskytovatelů plateb;
  • údaje o akcích a účastnících vložené organizacemi nebo uživateli;
  • údaje o objednávkách, vstupenkách, registracích, odbavení, abstraktech, sponzorech, vystavovatelích a programu;
  • údaje o komunikaci účastníků, žádostech o chat, přímých zprávách, náhledech zpráv, hlášeních, nastavení blokování, otázkách v programové sekci Q&A, stavu jejich moderování, metadatech bezpečnostních filtrů, moderátorských zásazích a obsahu networkingových profilů, pokud jsou tyto funkce zapnuté;
  • oznámení pořadatelů, stav jejich přečtení, tokeny mobilních push oznámení, nastavení oznámení, metadata doručení a obsah oznámení, například jména odesílatelů, názvy oznámení a krátké náhledy zpráv;
  • zprávy zaslané podpoře a další komunikaci s námi;
  • technické údaje, například IP adresu, údaje o zařízení a prohlížeči, protokoly a identifikátory;
  • bezpečnostní a diagnostické údaje a údaje o pádech a výkonu;
  • údaje z cookies a podobných technologií, pokud se používají.

4. Proč osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme za účelem:

  • poskytování, provozu, údržby a zabezpečení Služeb;
  • vytváření a správy zákaznických, administrátorských a uživatelských účtů;
  • umožnění organizacím vytvářet stránky akcí a postupy registrace, prodeje vstupenek a odbavení;
  • poskytování funkcí zpráv účastníků, programové sekce Q&A, žádostí o chat, networkingu, oznámení pořadatelů, notifikací, nahlašování, blokování a moderování, pokud jsou zapnuté;
  • zpracování předplatného, fakturace, faktur a plateb;
  • poskytování zákaznické podpory a vyřizování žádostí;
  • sledování výkonu služby, předcházení zneužití, moderování nahlášeného obsahu a řešení chyb;
  • zasílání provozních, bezpečnostních a administrativních sdělení;
  • plnění právních, daňových, účetních a regulatorních povinností;
  • zlepšování Služeb a vývoje nových funkcí.

5. Právní tituly

Pokud se uplatní GDPR a Poskytovatel vystupuje jako správce, opíráme se o následující právní tituly:

  • Plnění smlouvy, pokud je zpracování nezbytné pro poskytování Služeb, správu účtů nebo zpracování zákaznického předplatného.
  • Právní povinnost, pokud je zpracování vyžadováno pro splnění daňových, účetních, spotřebitelských, korporátních, bezpečnostních nebo regulatorních povinností.
  • Oprávněné zájmy, včetně zabezpečení služby, předcházení podvodům, zákaznické podpory, zlepšování produktu a obchodní administrativy.
  • Souhlas, pokud je vyžadován, například pro některá volitelná sdělení nebo cookies, které nejsou nezbytné.

6. Platby

ConfFlow může používat Stripe ke zpracování předplatného, poplatků za platformu a dalších plateb za Služby. Stripe zpracovává platební údaje podle vlastních podmínek a dokumentace ochrany osobních údajů. Na našich serverech neukládáme úplná čísla platebních karet.

Pokud organizace prostřednictvím stránky akce prodává registrace, vstupenky, sponzoring, ubytování nebo podobné položky, odpovídá za právní titul, vztah se zákazníkem, daňové zacházení, vracení plateb, storno podmínky a veškeré informace o ochraně osobních údajů vyžadované pro takový prodej, pokud se výslovně písemně nedohodneme jinak.

7. Sdílení osobních údajů

Osobní údaje můžeme sdílet s:

  • poskytovateli hostingu, databází, ověřování totožnosti, úložišť a infrastruktury;
  • poskytovateli plateb, včetně Stripe;
  • poskytovateli e-mailu, push oznámení, podpory, analytiky, bezpečnosti a diagnostiky, včetně služeb oznámení platforem, jako jsou Apple Push Notification service, Firebase Cloud Messaging nebo Expo Push Service, podle okolností;
  • odbornými poradci, auditory, účetními a právními poradci;
  • orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon;
  • organizacemi využívajícími ConfFlow, pokud se údaje týkají jejich akce nebo účtu.

Od zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají naším jménem, vyžadujeme odpovídající závazky týkající se důvěrnosti, bezpečnosti a ochrany osobních údajů.

8. Mezinárodní předávání údajů

Někteří poskytovatelé služeb mohou osobní údaje zpracovávat mimo Evropský hospodářský prostor. Tam, kde je to vyžadováno, používáme vhodné záruky, například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky, smluvní ochranu a technická a organizační opatření.

9. Uchovávání údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účely popsané v těchto zásadách, včetně poskytování Služeb, plnění smluvních povinností, dodržování právních, daňových a účetních požadavků, řešení sporů, vymáhání dohod a zajištění bezpečnosti.

Údaje o akcích, jejichž správci jsou organizace, mohou být uchovávány podle pokynů, nastavení doby uchovávání a zákonných povinností příslušné organizace.

Hlášení, záznamy o moderování, nastavení blokování a související bezpečnostní záznamy mohou být uchovávány podle potřeby za účelem ochrany uživatelů, prošetření zneužití, vymáhání podmínek a dokumentace moderátorských zásahů. Uživatelé nás mohou ohledně zneužití, bezpečnosti nebo podpory kontaktovat také na events@confflow.com.

10. Bezpečnost

Používáme technická a organizační opatření navržená k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou a zpřístupněním. U žádné online služby nelze zaručit úplnou bezpečnost, usilujeme však o zabezpečení odpovídající povaze údajů a souvisejícím rizikům.

11. Vaše práva

Pokud se uplatní GDPR, můžete mít právo požadovat přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a informace o zpracování a právo vznést námitku. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat.

Pro uplatnění svých práv nás kontaktujte na events@confflow.com. Pokud se vaše žádost týká údajů, jejichž správcem je pořadatel akce, můžeme vás odkázat na danou organizaci nebo jí s vyřízením žádosti pomoci.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů.

12. Cookies

Cookies a podobné technologie můžeme používat k provozu Služeb, zapamatování nastavení, zabezpečení relací, analýze využití a zlepšování produktu. Pokud to zákon vyžaduje, před použitím cookies, které nejsou nezbytné, vás požádáme o souhlas. Na marketingových stránkách se Google Analytics načte až po udělení souhlasu s analytikou; reklamní úložiště a personalizace zůstávají vypnuté.

13. Údaje dětí

Služby nejsou určeny dětem, pokud organizace nepoužívá ConfFlow pro akci, u které má potřebný právní titul, souhlasy a ochranná opatření. Organizace odpovídají za zákonné shromažďování a zpracování veškerých údajů o dětech souvisejících s akcí.

14. Změny těchto zásad

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme průběžně aktualizovat. Aktuální verze bude dostupná na této stránce. O podstatných změnách můžeme zákazníky informovat prostřednictvím Služeb nebo e-mailem.

15. Související dokumenty

Seznamte se také s našimi obchodními podmínkami.